Paperless office

De laatste jaren is er een duidelijke trend naar paperless office, maar dan moeten alle nodige data op een geordende wijze bijgehouden worden en voor iedereen beschikbaar zijn. Software speelt daarbij een belangrijke rol. Klaes ontwikkelt al jaren innovatieve softwareoplossingen voor bedrijven, die ramen, deuren en serres produceren en verkopen. Vandaag stelt de specialist twee nieuwe programma’s voor, waarmee firma’s hun workflow nog beter onder controle kunnen houden: Klaes Info Manager en Klaes Dokument-Management-Systeem (DMS) Integration.    

Bij Klaes is de digitale organisatie van de workflow gebaseerd op een multifunctionele directory met alle elementen, inclusief ook alle transacties van verdelers via hun lokale computer, de cloud of het internet. Daar worden ook meldingen van planning, magazijn en productie verzameld, die dan de basis vormen voor de volgende stappen in de flow. 

“Vandaag voegen we twee nieuwe bouwstenen toe, die ervoor moeten zorgen dat gebruikers hun workflow nog beter onder controle kunnen houden”, stelt Torsten Schrader, sales en marketing manager bij Klaes. “Dankzij de nieuwste ontwikkelingen binnen de Klaes Info Manager kunnen processen en werkverdeling bij de verwerking en opvolging van projecten georganiseerd en geautomatiseerd worden. Met de nieuwe Klaes DMS Integration kunnen gebruikers snel en eenvoudig alle gearchiveerde data raadplegen.”

Klaes Info Manager
Alleen diegene die op de hoogte is van de actuele status van een project, kan een vlekkeloos verloop van alle processen garanderen. De Info Manager software van Klaes zorgt voor een bindende en gedocumenteerde communicatie tussen alle betrokkenen en de gebruiker spaart ook veel tijd en werk uit door de automatisatie van de processen. Belangrijke informatie uit afspraken met klanten en collega’s wordt zorgvuldig per klant en project opgeslagen, waardoor alles duidelijk is voor iedereen die dagelijks met projecten bezig is. “Alle informatie is voor elke medewerker transparant en op elk moment beschikbaar én de workflow wordt centraal door middel van mails, berichten en opdrachten georganiseerd, waardoor de vooraf vastgelegde procedures ook duidelijk zijn”, licht Schrader toe. “Zo krijgen klant en buitendienstmedewerker automatisch een mail als de vrachtbrief van een bepaalde bestelling afgedrukt wordt. Tegelijkertijd krijgt de logistieke afdeling de opdracht om de verzending van de goederen voor te bereiden.”

In het management center worden alle opdrachten verzameld en die kunnen dan door elke individuele gebruiker of door een team verwerkt worden. Gebruikers vinden er ook alle belangrijke informatie rond prioriteit, vervaldag, verschuivingen in het proces, …, en kunnen hun opdrachten met gebruik van verschillende files structureren. Zo vinden ze alles snel terug en de betrokken collega’s, procedures en elementen kunnen onmiddellijk op het scherm gevisualiseerd worden.

Klaes DMS Integration (Dokument-Management-Systeem)
Verder gaat in veel bedrijven veel tijd verloren als gevolg van het gebruik van papieren documenten en een onduidelijke archivering van de meest uiteenlopende data. Denken we maar aan projectmappen, die samengesteld, gekopieerd en doorgegeven moeten worden, of bestanden die op verschillende locaties opgeslagen worden en heel moeilijk terug te vinden zijn. Bovendien moeten papieren documenten gearchiveerd worden, wat ook nog eens een arbeidsintensieve job is. En, dan zwijgen we nog van het tijdverslindende opzoekwerk in een archief.

Met het Klaes Dokument-Management-Systeem (DMS) kunnen firma’s deze problemen vermijden. De inspanningen voor het archiveren, doorsturen en zoeken van alle mogelijke data worden tot een minimum herleid en ook de controle, ondertekening en goedkeuring kunnen via een grafische workflow-configurator specifiek voor elke firma aangepast worden. 

“Verschillende opdrachten kunnen op die manier tegelijk gebeuren, omdat alle betrokkenen toegang hebben tot de documenten en bestanden”, sluit de sales en marketing manager af. “De intelligente Klaes Integration zorgt ervoor dat alle data automatisch op klant en project gefilterd wordt en gemakkelijk terug te vinden is. Bovendien kunnen nieuwe data direct gearchiveerd worden. Zo bespaart de gebruiker veel tijd en geld.” 

Tekst: Johan Debaere   Beeld: Klaes
Uitgelichte afbeelding: 
Volgens Dirk Weiß, een klant van Klaes met zes medewerkers, is geen enkele firma te klein voor een verrgaande digitalisering van de organisatie. Net in die kleinere firma’s moet de baas aan alles denken, alles weten én alles vinden.