De klant is duidelijk. Hij wil zijn nieuwe ramen liever vandaag dan morgen. Deze trend vereist uiteraard een verkorte workflow bij de fabrikant. Om dat te realiseren – en tegelijkertijd ook nog eens het totaalbeeld te behouden – biedt Klaes de correcte software-tools. Dat kan immers alleen maar met digitale oplossingen.
De Klaes Info Manager zorgt voor de noodzakelijke communicatie tussen de medewerkers. Elke medewerker kan steeds alle informatie op een overzichtelijke manier raadplegen via persoonlijke dashboards, een teamoverzicht, klantengegevens en projectdossiers.
Met een andere manier van werken zul je hier nooit het gewenste resultaat bereiken. Opdrachten, informatie en ook documenten moeten doelgericht aangemaakt worden en als er aanpassingen nodig zijn, moeten die ook onmiddellijk uitgevoerd kunnen worden.
Digitalisering is een sleutelwoord in onze hedendaagse maatschappij. Klaes biedt oplossingen op maat voor elk type onderneming, van overzichtelijke en flexibele oplossingen voor de handel tot volledig geïntegreerde en compatibele ERP-programma’s voor de industriële productie.
Doelgerichte communicatie
De Klaes Info Manager zorgt voor de noodzakelijke communicatie tussen de medewerkers in het kantoor, op de baan en op de werkvloer en bespaart door de automatisering veel tijd en werk. Deze flexibele tool organiseert en optimaliseert de workflow en ook de overgangen tussen de verschillende bedrijfsprocessen. Dat zorgt automatisch ook voor transparante processen en een efficiënte workflow.
Elke medewerker kan steeds notities, opdrachten, berichten en andere informatie op een overzichtelijke manier raadplegen via persoonlijke dashboards, een teamoverzicht, klantengegevens en projectdossiers. Zo is alle noodzakelijke informatie voor elke betrokkene op elk moment beschikbaar. In functie van de vooraf vastgelegde communicatieprocedures genereert de Klaes Info Manager automatisch e-mails en informatie voor de medewerkers en kunnen ook de opdrachten geactiveerd worden. Zo wordt de verantwoordelijke op de werkvloer automatisch geïnformeerd als de klant de bestelling bevestigd heeft en krijgt de verkoper een bericht als de eerste betaling binnen is.
Produceren vanuit een netwerk
Je moet er maar eens bij stilstaan hoeveel tijd er dagelijks nodig is om informatie over producties op papier te zetten, te sorteren en te verdelen, hoe vaak er dan op de werkvloer naar de juiste informatie, onderdelen of materialen gezocht moet worden of hoe vaak er op een werf onderdelen te kort zijn, waardoor er extra inspanningen geleverd moeten worden. Dan is het snel duidelijk dat een goed digitaal informatiesysteem via het netwerk voor alle betrokkenen alleen maar voordelen biedt.
Met Klaes e-prod is alle informatie over lopende producties digitaal beschikbaar en de betrokkenen krijgen exact die informatie te zien, die op dat moment nodig is. Bij elke afgeronde fase in het bedrijfsproces wordt de nodige commentaar gevoegd, die dan automatisch voor de medewerker in de volgende fase beschikbaar is, indien gewenst ook met informatie over de juiste locatie van onderdelen en materialen in het magazijn.
De planning kan dus ook op een zeer eenvoudige manier aangepast worden. Met een paar muisklikken kan informatie uit het systeem verwijderd worden en door andere gegevens vervangen worden. Bovendien kunnen ook de klanten correct geïnformeerd worden, omdat je op elk moment kan kijken, waar een bepaalde opdracht zich in de productie bevindt. Via de tool ‘kwaliteitsmanagement’ krijgen de betrokkenen ook informatie over de productiecontrole. Alle opdrachten, testen, controles, onderhoudswerken en fouten worden automatisch met Klaes e-prod gecentraliseerd. De resultaten en incidenten worden gearchiveerd en er wordt opgevolgd, of de vereiste acties daadwerkelijk uitgevoerd worden.
Alle documenten direct bij de hand
Ondanks de digitalisering spelen documenten op papier nog altijd een belangrijke rol, maar niet voor de interne werking. Dankzij Klaes Dokumenten Management worden papieren documenten automatisch omgezet naar data in een digitale workflow. Ze worden samengevoegd met alle andere beschikbare data en mails. Op die manier wordt het tijdrovende beheer van documenten tot een minimum beperkt. Vooral het zoeken naar één bepaald document, een specifieke mail of notitie vraagt dagelijks extra inspanningen.
Met deze softwaretool van Klaes wordt alle informatie op de juiste plaats bewaard en kan die voor elke specifieke klant of elk project geraadpleegd worden. Via de zoekfunctie kan de gebruiker ook informatie over een welbepaald onderwerp opzoeken. De workflow wordt efficiënter en korter omdat documenten tegelijkertijd naar meerdere plaatsen gestuurd kunnen worden, bijvoorbeeld voor de vrijgave van opdrachten of facturen.
Tekst: Johan Debaere Beeld: Klaes
Uitgelichte afbeelding: Met Klaes e-prod is alle informatie over lopende producties digitaal beschikbaar. Bij elke afgeronde fase in het bedrijfsproces wordt de nodige commentaar toegevoegd, die dan automatisch voor de medewerker in de volgende fase beschikbaar is.