ERP-systemen voor project gebaseerde ondernemingen

Project gebaseerde ondernemingen vragen naar een ERP-systeem waarbij de afloop en het proces optimaal worden afgedekt en efficiënter kan verlopen.

Project gebaseerde ondernemingen zijn in bijna elke branche te vinden. Ngo’s, architectuurbureaus, bouwondernemingen of ingenieursbureaus, ze werken allemaal gedeeltelijk aan projecten. De uitdagingen die al deze ondernemingen verenen zijn net zo veelzijdig. Projectkosten moeten berekend en gemanaged worden, winstmarges meegenomen en verwachtingen van klanten en de eigen medewerkers vervuld worden.

Dit zijn slechts een paar van de uitdagingen en afhankelijk van de branche komen nog diverse andere erbij. ERP-systemen helpen erbij al deze uitdagingen op een moderne en smarte manier aan te pakken. Hoe deze precies werken, wat de voordelen voor project gebaseerde ondernemingen zijn en waarom men goed moet nadenken over de keuze voor een geschikt ERP-systeem, willen wij in dit artikel toelichten.

Definitie – wat is een ERP-systeem?

ERP is de afkorting voor Enterprise Resource Planning en beschrijft in het algemeen de opgave voor een ondernemer alle resources die de onderneming tot haar beschikking heeft optimaal en efficiënt in te zetten. Zulke resources kunnen naast de daadwerkelijke werkmaterialen zoals werktuigen, machines, voertuigen en te verwerken grondstoffen, producten etc. ook personeel resources zijn.

Een ERP-systeem is niets anders dan een oplossing daarvoor – het optimale gebruik van alle resources voor de onderneming. Daarbij zijn de oplossing gedurende de jaren steeds smarter en intelligenter geworden.  Alle processen die bij een onderneming komen kijken worden in ERP-systemen weerspiegeld en geoptimaliseerd.

Vanaf het opstellen van de rekening tot projectplanning en vakantieplanning voor medewerkers, moet worden geprobeerd een zo compleet mogelijk totaalplaatje van de onderneming te creëren. Daarbij worden veel van deze processen versimpeld en geoptimaliseerd.

In principe bundelt een ERP-systeem alle data van een onderneming op een centrale locatie en verbindt op deze manier de aparte geïsoleerde processen en afdelingen van een onderneming op een tijd en kosten besparende manier.

Voor project gebaseerde ondernemingen zijn diverse specifieke ERP-oplossingen te vinden op de markt, die de eisen van deze organisaties optimaal afdekken. Wij willen hier een blik werpen op een aantal wezenlijke functies van een ERP-systeem voor ondernemingen die op een dergelijke manier werken en daarbij het concrete nut bepalen.

De kwintessens van alles – data

Door de centrale opslag van data kan een ERP-systeem hierop teren en nieuwe spannende verbindingen bepalen. Daarbij speelt de kwaliteit van de data een bepalende rol. Als de data verkeer of foutief is, kan het potentieel niet volledig benut worden. Voor project gebaseerde ondernemingen zijn naast de algemene bedrijfsdata vooral de project data hiermee bedoeld, die wellicht ongesorteerd op diverse computers in een onderneming liggen.

Momenteel gebruiken niet eens 5% van de project gebaseerde onderneming de data van afgelopen projecten om voor komende projecten een geschikte data basis te creëren.

Daarnaast kunnen deze gegevens waardevolle inzichten geven voor toekomstige projecten. Door de analyse kan bepaald worden waar crises in het verleden zijn ontstaan, welke resources uitgeput raakten en welke dat juist niet werden etc.

Met fouten die zich voordoen kan net zozeer rekening worden gehouden als met best practice-modellen. Met een project gebaseerde ERP kunnen berekeningen voor de inspanning worden opgesteld, die aantonen waar projectlooptijden in het verleden werden onderschat, waar efficiëntieverbeteringen reeds resultaten hebben opgeleverd en hoe welke resources het best kunnen worden verdeeld.

Individualiseerbare dashboards creëren dit overzicht

De data geven de basis voor het werk met een ERP-systeem in de huidige tijd. Met name de historische projectdata helpen bij actuele lopende projecten. Deze kunnen eenvoudig en gemakkelijk via dashboards live in de gaten gehouden worden. Veelal lopen meerdere projecten parallel naast elkaar en moeten tegelijkertijd gecoördineerd worden.

Bij de aparte projecten worden de betreffende processtappen gebruiksvriendelijk en overzichtelijk weergegeven, zodat de betreffende status van een project in de gaten gehouden kan worden. Door de algemene functionaliteit van een ERP-systeem kan daarnaast elke medewerker met toegangsrechten de betreffende data bewerken, zodat iedereen met dezelfde informatie kan werken. Dit verbetert de communicatie effectief, versnelt processen enorm en verlaagt het aantal fouten.

Het management kan alle projecten tegelijkertijd in de gaten houden en er zo zeker van zijn dat iedereen zijn tijdslijn volgt. Als een project op een bepaalde plek vastloopt, kan snel herkend worden waarom en welke medewerker hiervoor verantwoordelijk is. Als deze bijvoorbeeld ziek is, kan door de centrale valide data een andere medewerker deze taak op zich nemen. Dit zorgt er uiteindelijk voor dat deadlines beter worden gehaald en projectkosten binnen de perken kunnen blijven.

Projecten eenvoudiger en efficiënter vormgeven

Een concrete projectplanning is altijd de eerste stap voor het opstellen van een aanbieding. Met de data van projecten uit het verleden kunnen veel processen bij het opstellen van de aanbieding eenvoudig geautomatiseerd worden. Daarnaast kunnen de voorhanden resources direct bepaald worden en kan het ERP-systeem voorraden, materialen en personeel resources bij elke aanvraag vergelijken zodat direct kan worden gezien of een project binnen de hiervoor vastgelegde tijd kan worden gerealiseerd en welke extra stappen eventueel nodig zouden zijn om dat te halen.

Een ERP-systeem helpt daarnaast met de precieze data voor aanbiedingsfases in projectaanbestedingen, voor de budgetplanning en -beheer ook bij de bepaling van de tijd en afrekening van een project. Want als een aanbieding wint, kunnen de in de aanbieding aangeboden parameters eenvoudig naar de projectplanning worden overgezet. Al deze optimalisaties leiden uiteindelijk tot een betere cashflow en een algeheel hogere winstgevendheid.

Klantrelaties beter managen

In een ERP-systeem zijn meestal ook functies voor klantrelatie management geïntegreerd. Zogenaamde CRM-systemen zijn er echter vaak ook als standalone oplossing, maar meestal krijgen ze pas hun volle kracht in combinatie met een ERP-systeem.

In een CRM-module binnen een ERP-systeem worden speciale klantbestanden aangelegd waarbij diverse contactdata en alle historische raakpunten met de klant worden weergegeven. Dat heeft vele voordelen. Klantvragen kunnen beduidend sneller bewerkt en beantwoord worden, onafhankelijk van  de betreffende medewerker.

Door de koppeling met het ERP-systeem kunnen de klantdata daarnaast snel worden geanalyseerd en nieuwe inzichten over de klant gevonden worden. Dit levert uiteindelijk een bepalend voordeel bij de wedloop naar een aanbesteding. Met name bij grotere projecten wint niet altijd de goedkoopste, maar veel meer degene die de klant volledig weet te overtuigen. Juist hiervoor is een CRM-module voor project gebaseerde onderneming vrijwel onmisbaar.

Cloud of lokaal en waar ligt het verschil?

Een belangrijke vraag bij de implementatie van ERP-systemen is de vraag naar de manier hoe dit in een onderneming geïntegreerd moet worden. Er is geen duidelijk antwoord op de vraag voor of tegen een bepaalde manier. Veeleer zijn verschillende factoren bepalend bij deze beslissing. Lokaal geïmplementeerde ERP-systemen veroorzaken in vergelijking hogere investeringen in het begin maar hebben vervolgens lagere vaste kosten. Maar het onderhoud en de installatie van het systeem liggen dan bij u.

Als men een systeem uit de Cloud kiest, zijn er geen onderhoudswerkzaamheden en men kan via een web client direct het systeem starten. Hierbij zijn echter de maandelijkse licentiekosten vaak hoger en een systeem kan niet altijd individueel op de eisen van de onderneming worden afgestemd. Waarvoor men uiteindelijk ook kiest, men moet weten dat dit een vergaande beslissing is voor de gehele werkwijze in een onderneming.

Net zo verregaand als de keuze voor de juiste provider. Op de markt zijn tal van software producenten en servicehuizen die gespecialiseerd zijn op ERP-systemen voor bepaalde branches. Een lastenschrift helpt erbij de juiste aanbieder te vinden die het ERP-project kan uitvoeren en daarnaast erbij helpt de eigen doelen die met een ERP wil behalen niet uit het oog te verliezen.

ERP-systemen voor project gebaseerde ondernemingen beschikken daarnaast over diverse functies zoals berichtenfuncties, capaciteitsplanningen, logistiek en financieel management, werktuigadministratie, foutmanagement, relatie administratie of ook arbeidstijdbepaling etc., die bij juist samenspel een enorme meerwaarde voor een onderneming betekenen.