Tagarchief: DMS Integration e-prod

Wie voor een project alles op papier bijhoudt, verliest veel tijd

KLAES2_e-prod-Beschlagtisch
Lees het gehele artikel

Klanten worden steeds veeleisender. Uiteindelijk kunnen firma’s hieraan alleen het hoofd bieden door in te zetten op een papierloze, digitale organisatie van alle processen.

Klaes ontwikkelt al heel wat jaren innovatie softwareoplossingen voor raam- en deurfabrikanten en verandabouwers. Een multifunctionele boomstructuur met alle documenten vormt de kern en wordt verder aangevuld met intelligente oplossingen, zoals de Klaes Info Manager, DMS Integration en e-prod.

Doelgerichte communicatie

De Klaes Info Manager organiseert en optimaliseert de workflow en ook de overgangen tussen de verschillende bedrijfsprocessen. Deze tool zorgt voor de noodzakelijke communicatie tussen de medewerkers in het kantoor, op de baan en op de werkvloer en bespaart door de automatisering veel tijd en werk. Elke medewerker kan steeds notities, opdrachten, berichten en andere informatie op een overzichtelijke manier raadplegen via persoonlijke dashboards, een teamoverzicht, klantengegevens en projectdossiers. Alle noodzakelijke informatie is voor elke betrokkene op elk moment beschikbaar. Zo wordt bij de aanmaak van de leveringsnota automatisch een mail met de verdere stappen naar zowel de klant als de buitendienstmedewerker gestuurd. Tegelijkertijd krijgen de medewerkers van de logistiek de opdracht de verzending voor te bereiden. 

In het Management Center wordt alle informatie over de verschillende opdrachten verzameld. Die data kunnen dan per persoon of team geraadpleegd en bewerkt worden.

Alle documenten direct bij de hand

Wie voor een project alles op papier bijhoudt, verliest veel tijd. Dankzij Klaes Dokumenten Management worden papieren documenten automatisch omgezet naar data in een digitale workflow. Ze worden samengevoegd met alle andere beschikbare data en mails. Op die manier wordt het tijdrovende beheer van documenten tot een minimum beperkt. Taken zoals controleren, ondertekenen of goedkeuren, worden met een grafische workflow-configurator voor elke firma individueel aangepast. De workflow wordt korter, want verschillende opdrachten kunnen tegelijk uitgevoerd worden, aangezien iedereen die bij het project betrokken is ook alle documenten en bestanden kan raadplegen en aanpassen. Met deze intelligente softwaretool van Klaes, wordt alle informatie automatisch op de juiste plaats bewaard en per klant en project gefilterd, waardoor de dagelijkse taken veel efficiënter kunnen gebeuren.

Produceren vanuit een netwerk 

Je moet er maar eens bij stilstaan hoeveel tijd er dagelijks nodig is om informatie over producties op papier te zetten, te sorteren en te verdelen, hoe vaak er dan op de werkvloer naar de juiste informatie, onderdelen of materialen gezocht moet worden of hoe vaak er op een werf onderdelen te kort zijn, waardoor er extra inspanningen geleverd moeten worden. Dan is het snel duidelijk dat een goed digitaal informatiesysteem via het netwerk voor alle betrokkenen alleen maar voordelen biedt. 

Klaes e-prod zorgt in de eerste plaats voor de verspreiding van gegevens in de productie. Aan elk werkstation krijgen betrokkenen exact die informatie te zien, die op dat moment nodig is. In sommige gevallen worden ook beelden, tekeningen en schetsen of complete bestanden ter beschikking gesteld. Bij elke afgewerkte fase wordt de nodige commentaar gevoegd, die dan automatisch voor de medewerker in de volgende fase beschikbaar is. 

Aanpassingen zijn in een mum van tijd uitgevoerd – met een paar muisklikken worden gegevens uit het systeem verwijderd en door andere vervangen. Via de tool ‘kwaliteitsmanagement’ krijgen de betrokkenen ook informatie over eventuele fouten en hoe die opgelost werden. Ook de continue kwaliteitscontrole tijdens het productieproces kan automatisch uitgevoerd worden.